LEAN COFFEEで「ふりかえり」をより少ない労力でより価値が高いものに！
より少ない労力で、より価値が高い、エッセンシャルな「会議」をしたいのに、なかなか上手に出来ない。
今までの活動の「ふりかえり」をやってるけど、ついつい会議の時間が長くなってしまいがちでなんとかしたい。
なにか素敵な、会議の進め方 は無いものか…？
ってな感じでお悩みのみなさま、こんにちわ！
LEAN COFFEE という会議の進め方をご存知ですか？
最近、僕がとってもお気に入りの会議の進め方なのです。
この手法を使うと、下記のような効果が得られると感じています♪
- 会議が時間通りに終わる
- 会議の後、次に何をやるかが決まる
- いつも発言する人だけでなく、普段はあまり発言しない人の意見もシェアされる
- 参加者全員が興味のあるテーマに時間を掛けられる（＝声が大きい人のどうでも良い話に大切な時間を食いつぶされない）
僕もまだ使い始めたばかりですが、ホント、超絶にオススメなので、ぜひぜひ、お試し下さい。
それでは、それでは〜、いってみましょう！
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LEAN COFFEEって何？
先ず最初に、LEAN COFFEE って何者なんだい？というお話からです。
LEAN COFFEE とは、本家のサイト には下記のような感じで説明されています。
Lean Coffee is a structured, but agenda-less meeting.
つまり、構造化されている会議の進め方だけど、議題が無い会議だ。
っと言っていますよね。
本家サイトによると、 Jim Benson という方と Jeremy Lightsmith という方が始められた会議の進め方のようです。
先日、Twitter で「LEAN COFFEE でふりかえり（Retrospective）をやったよ」とツイートしたら、なんとなんと。
Jim Benson さんから「イイね」を頂きました。
これは、もう、嬉しって、嬉しくって。
よし！ブログの記事に書いて、とてもとても素敵な LEAN COFFEE を知らない方にも紹介させて頂こう！っと思ったのです。
LEAN COFFEE の特徴をピックアップすると、下記のような感じです。
- 民主的
- タイムボックス
- 集中力が持続しやすい
LEAN COFFEE で用意するもの
LEAN COFFEE を始める為に必要なものは、下記の6つです。
- 付箋紙（75×127 などの少し大きめのものがオススメです）
- 人数分のマーカー（ちょっと太めの文字が書けるものがオススメです）
- タイマー(スマフォのタイマー機能でOK）
- 付箋紙を貼れる机と椅子
- チームメンバー
- カメラ（スマフォのカメラ機能でOK）
LEAN COFFEEの手順
ではでは、いよいよ、LEAN COFFEE の手順です。
1.セットアップ
机の上に、付箋紙で、LEAN COFFEE のかんばんを作ります。かんばんといってもとっても簡単。下記4つを記載した付箋紙を机の上に貼るだけ。
- To Discusss もしくは TODO
- Discussion もしくは DOING
- Discussed もしくは DONE
- Action
要するに「議論したいアジェンダを並べておくレーン」、「議論中のアジェンダを並べておくレーン」、「議論が終わったアジェンダを並べておくレーン」そして「会議で決まったActionを並べておくレーン」の4つを用意するということになります。
こんな感じです。
最後の「Action」のレーンは、本家のサイトでは「用意せい」と書かれていない（拙い僕の英語力が見落としただけかもしれませんが）のですが、僕的にはこのレーンを用意しておく事をオススメします。
なんというか、その方が「この会議が終わるまでには、Action をださにゃいかんよね」っという気に皆がなりやすい気がします。
2.アジェンダを付箋に書き出す
続いて、会議の参加者が「自分が議論したいこと」を、付箋紙に書き出します。書きだした付箋紙は「To Discusss もしくは TODO」レーンに適当に貼っていきましょう。
この時のポイントは、下記の2つ。
- アジェンダは何個上げてもOK
- 後でアジェンダを説明するので、キーワードのみにするとか簡潔に書いた方が良い（文字をいっぱい書くと読みづらくなるから）
こんな、感じ。
3.アジェンダを説明
お次は、「To Discusss もしくは TODO」レーンに書きだしたアジェンダを、書いた人が、皆に説明します。
ん〜、ここでのポイントとしては、「議論に入らないこと」です。あくまでアジェンダの内容を皆に共有する事が目的です。
数分でちゃちゃっとやっちゃいましょう。
4.投票！
さてさて、アジェンダの共有が終わったら、各人が持っている「2票」を、自分が議論したいアジェンダに投票します。
同一の付箋紙に2票を投票しても良いですし、1票づつ別の付箋紙に投票しても、どちらでもOKです。
ドットシールをペタペタと貼ってもいいですし、正の字を書いていってもいいでしょう。
5.票の多いもの順に並べ替える
投票数が同じだったら…
起票者同士が譲りあったり、決まらなかったら起票者同士でじゃんけんをしても良いでしょう。
6.議論開始っっ♪
さてさて、いよいよ議論開始です。
「To Discusss もしくは TODO」レーンの一番上にある付箋紙を「Discussion もしくは DOING」レーンに移動します。
移動したら、タイマーを「5分」にセットして、議論を開始します。
あ、この時間は会議の参加者で決めるのも良いですね。
7.議論継続 or 打ち切り？
さてさて、タイマーが鳴ったら、そこで議論は一旦打ち切ります。
いくら話の途中だろうが、タイマーがなったら、そこで一旦終了です。
っが、、、LEAN COFFEE ではここで「このアジェンダについて、継続して議論するか？次のアジェンダに移るか？」を、ローマの投票で決定します。
ローマの投票は、親指を使ってやります。肝心のサインは下記のとおり。
- 継続して議論したい場合 ： 上向き
- 継続でも次でもどっちでも良い ： 水平
- 次のアジェンダに行きたい ： 下向き
ほとんどの人が上向きなら「5分の延長」。
半分位の人が上向きなら「3分の延長」。
半分以下の人が上向きなら「2分の延長」。
とし、親指が上向きの人が居なくなるまで、コレを繰り返します。
ここでのポイントとしては、タイマーが「鳴る」ようにしておく事をオススメします。
タイマーの音が鳴ることで、喋っている人も、そこで話を打ち切らざるを得ませんからね。
8.次のアジェンダへ
さてさて「7.議論継続 or 打ち切り？」で、上向きの親指サインを出す人がいなくなったら、そのアジェンダに対する議論は終了です。
対応する付箋紙を「Discussed もしくは DONE」レーンに移動します。
したら、「6.議論開始っっ♪」に戻って、会議の時間の「5分前」になるまで議論を繰り返します。
9.議論終了
会議時間の「5分前」になったら、その時点で議論終了です。
「To Discusss もしくは TODO」レーンにまだアジェンダが残っていても、そこで終了とします。
残された「5分」の時間の中で、持ち帰る「Action」を共有します。
10.会議終了
持ち帰る Action を皆で共有したら、会議終了です。
会議の議事録として、写真を皆で共有しておくと良いですね。
LEAN COFFEE でふりかえり（Retrospective）
さてさて、如何でしたでしょうか？
LEAN COFFEE による会議の進め方は、ご理解頂けましたか？
もし、もっと詳しく知りたいという方は、Google などで、検索してみてください。
LEAN COFFEE による会議の進め方がわかれば、ふりかえりに適応するイメージも、湧きましたでしょうか？
僕的な「LEAN COFFEE でふりかえり（Retrospective）」のやり方は、ものすごく単純です。
この記事に書いた「LEAN COFFEEの手順」に入る前に、参加者に下記を共有するだけです。
- 今日は、◯◯◯ のふりかえりをやります、時間は MM 分です
- やり方は、LEAN COFFEE でやってみましょう（手順を説明します）
- 自分たちの今までの活動をもっともっと良くする為に「継続して続けたいこと、良かったこと、改善したい問題点」などを付箋紙に書いてみましょう
あとは、LEAN COFFEE の手順を実行するだけ。
イメージとしては、ふりかえりの手法である「KPT」に、LEAN COFFEE でタイムボックスの概念を導入する。
そんな感じのイメージです。
タイムボックスの概念が入ることで、とっても集中出来るし。
参加者全員の意思が反映されやすいし。
と、素敵な事づくめだと思いますので、ぜひぜひ、一度お試しください。
それぢゃー、今日はこれくらいで。
でわでわ、ご機嫌よう。
あ、もし、ちゃんと、KPT のふりかえりを学びたいよ。
という方は、KPT の神様と言われる「天野さん」の下記の書籍がオススメだと思います。
