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インターネット業界に居るのですが、情報収集ばかりで、”発信” 出来て無いなぁと思い、一念発起してみました。

LEAN COFFEEで「ふりかえり」をより少ない労力でより価値が高いものに!

   

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Radek Orszewski/2013.10.30 - Sofia - 1st Lean Coffee|https://goo.gl/vT3FvV

より少ない労力で、より価値が高い、エッセンシャルな「会議」をしたいのに、なかなか上手に出来ない。

今までの活動の「ふりかえり」をやってるけど、ついつい会議の時間が長くなってしまいがちでなんとかしたい。

なにか素敵な、会議の進め方 は無いものか…?

ってな感じでお悩みのみなさま、こんにちわ!
  

LEAN COFFEE という会議の進め方をご存知ですか?
  

最近、僕がとってもお気に入りの会議の進め方なのです。

この手法を使うと、下記のような効果が得られると感じています♪

  • 会議が時間通りに終わる
  • 会議の後、次に何をやるかが決まる
  • いつも発言する人だけでなく、普段はあまり発言しない人の意見もシェアされる
  • 参加者全員が興味のあるテーマに時間を掛けられる(=声が大きい人のどうでも良い話に大切な時間を食いつぶされない)

僕もまだ使い始めたばかりですが、ホント、超絶にオススメなので、ぜひぜひ、お試し下さい。

それでは、それでは〜、いってみましょう!

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LEAN COFFEEって何?

先ず最初に、LEAN COFFEE って何者なんだい?というお話からです。

LEAN COFFEE とは、本家のサイト には下記のような感じで説明されています。

Lean Coffee is a structured, but agenda-less meeting.

つまり、構造化されている会議の進め方だけど、議題が無い会議だ。

っと言っていますよね。

本家サイトによると、 Jim Benson という方と Jeremy Lightsmith という方が始められた会議の進め方のようです。

先日、Twitter で「LEAN COFFEE でふりかえり(Retrospective)をやったよ」とツイートしたら、なんとなんと。

Jim Benson さんから「イイね」を頂きました。

これは、もう、嬉しって、嬉しくって。

よし!ブログの記事に書いて、とてもとても素敵な LEAN COFFEE を知らない方にも紹介させて頂こう!っと思ったのです。

LEAN COFFEE の特徴をピックアップすると、下記のような感じです。

  • 民主的
  • タイムボックス
  • 集中力が持続しやすい

    

LEAN COFFEE で用意するもの

LEAN COFFEE を始める為に必要なものは、下記の6つです。

  • 付箋紙(75×127 などの少し大きめのものがオススメです)
  • 人数分のマーカー(ちょっと太めの文字が書けるものがオススメです)
  • タイマー(スマフォのタイマー機能でOK)
  • 付箋紙を貼れる机と椅子
  • チームメンバー
  • カメラ(スマフォのカメラ機能でOK)

    

LEAN COFFEEの手順

ではでは、いよいよ、LEAN COFFEE の手順です。

1.セットアップ

机の上に、付箋紙で、LEAN COFFEE のかんばんを作ります。かんばんといってもとっても簡単。下記4つを記載した付箋紙を机の上に貼るだけ。

  • To Discusss もしくは TODO
  • Discussion もしくは DOING
  • Discussed もしくは DONE
  • Action

要するに「議論したいアジェンダを並べておくレーン」、「議論中のアジェンダを並べておくレーン」、「議論が終わったアジェンダを並べておくレーン」そして「会議で決まったActionを並べておくレーン」の4つを用意するということになります。

こんな感じです。

LeanCoffeeのレーン

最後の「Action」のレーンは、本家のサイトでは「用意せい」と書かれていない(拙い僕の英語力が見落としただけかもしれませんが)のですが、僕的にはこのレーンを用意しておく事をオススメします。

なんというか、その方が「この会議が終わるまでには、Action をださにゃいかんよね」っという気に皆がなりやすい気がします。
   

2.アジェンダを付箋に書き出す

続いて、会議の参加者が「自分が議論したいこと」を、付箋紙に書き出します。書きだした付箋紙は「To Discusss もしくは TODO」レーンに適当に貼っていきましょう。

この時のポイントは、下記の2つ。

  • アジェンダは何個上げてもOK
  • 後でアジェンダを説明するので、キーワードのみにするとか簡潔に書いた方が良い(文字をいっぱい書くと読みづらくなるから)

こんな、感じ。

LeanCoffee step2
   

3.アジェンダを説明

お次は、「To Discusss もしくは TODO」レーンに書きだしたアジェンダを、書いた人が、皆に説明します。

ん〜、ここでのポイントとしては、「議論に入らないこと」です。あくまでアジェンダの内容を皆に共有する事が目的です。

数分でちゃちゃっとやっちゃいましょう。
   

4.投票!

さてさて、アジェンダの共有が終わったら、各人が持っている「2票」を、自分が議論したいアジェンダに投票します。

同一の付箋紙に2票を投票しても良いですし、1票づつ別の付箋紙に投票しても、どちらでもOKです。

ドットシールをペタペタと貼ってもいいですし、正の字を書いていってもいいでしょう。
   

5.票の多いもの順に並べ替える

LeanCoffee-step5

投票数が同じだったら…

起票者同士が譲りあったり、決まらなかったら起票者同士でじゃんけんをしても良いでしょう。
   

6.議論開始っっ♪

さてさて、いよいよ議論開始です。

「To Discusss もしくは TODO」レーンの一番上にある付箋紙を「Discussion もしくは DOING」レーンに移動します。
移動したら、タイマーを「5分」にセットして、議論を開始します。

あ、この時間は会議の参加者で決めるのも良いですね。

LeanCoffee-step6
   

7.議論継続 or 打ち切り?

さてさて、タイマーが鳴ったら、そこで議論は一旦打ち切ります。

いくら話の途中だろうが、タイマーがなったら、そこで一旦終了です。

っが、、、LEAN COFFEE ではここで「このアジェンダについて、継続して議論するか?次のアジェンダに移るか?」を、ローマの投票で決定します。

ローマの投票は、親指を使ってやります。肝心のサインは下記のとおり。

  • 継続して議論したい場合 : 上向き
  • 継続でも次でもどっちでも良い : 水平
  • 次のアジェンダに行きたい : 下向き

LeanCoffee-step7

ほとんどの人が上向きなら「5分の延長」。

半分位の人が上向きなら「3分の延長」。

半分以下の人が上向きなら「2分の延長」。

とし、親指が上向きの人が居なくなるまで、コレを繰り返します。

ここでのポイントとしては、タイマーが「鳴る」ようにしておく事をオススメします。

タイマーの音が鳴ることで、喋っている人も、そこで話を打ち切らざるを得ませんからね。
   

8.次のアジェンダへ

さてさて「7.議論継続 or 打ち切り?」で、上向きの親指サインを出す人がいなくなったら、そのアジェンダに対する議論は終了です。

対応する付箋紙を「Discussed もしくは DONE」レーンに移動します。

したら、「6.議論開始っっ♪」に戻って、会議の時間の「5分前」になるまで議論を繰り返します。
   

9.議論終了

会議時間の「5分前」になったら、その時点で議論終了です。

「To Discusss もしくは TODO」レーンにまだアジェンダが残っていても、そこで終了とします。

残された「5分」の時間の中で、持ち帰る「Action」を共有します。

10.会議終了

LeanCoffee-step10

持ち帰る Action を皆で共有したら、会議終了です。

会議の議事録として、写真を皆で共有しておくと良いですね。
    

LEAN COFFEE でふりかえり(Retrospective)

さてさて、如何でしたでしょうか?

LEAN COFFEE による会議の進め方は、ご理解頂けましたか?

もし、もっと詳しく知りたいという方は、Google などで、検索してみてください。

LEAN COFFEE による会議の進め方がわかれば、ふりかえりに適応するイメージも、湧きましたでしょうか?

僕的な「LEAN COFFEE でふりかえり(Retrospective)」のやり方は、ものすごく単純です。

この記事に書いた「LEAN COFFEEの手順」に入る前に、参加者に下記を共有するだけです。

  • 今日は、◯◯◯ のふりかえりをやります、時間は MM 分です
  • やり方は、LEAN COFFEE でやってみましょう(手順を説明します)
  • 自分たちの今までの活動をもっともっと良くする為に「継続して続けたいこと、良かったこと、改善したい問題点」などを付箋紙に書いてみましょう

あとは、LEAN COFFEE の手順を実行するだけ。

イメージとしては、ふりかえりの手法である「KPT」に、LEAN COFFEE でタイムボックスの概念を導入する。

そんな感じのイメージです。

タイムボックスの概念が入ることで、とっても集中出来るし。
参加者全員の意思が反映されやすいし。

と、素敵な事づくめだと思いますので、ぜひぜひ、一度お試しください。

それぢゃー、今日はこれくらいで。

でわでわ、ご機嫌よう。

あ、もし、ちゃんと、KPT のふりかえりを学びたいよ。
という方は、KPT の神様と言われる「天野さん」の下記の書籍がオススメだと思います。

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