ファシリテーションのテクニック【OARR(オール)】を使って会議の準備をしてみよう
2018/09/29
- 無駄な会議
- グダグダな会議
- 会議が終わった後、あれ？これってなんのための会議だったっけ？
こ〜んな会議に、嫌気がさしているみなさま、こんにちは。
今回の記事では、そんな会議を少しでも効率的にするための「OARR（オール）」というファシリテーションのテクニックについてご紹介します。
このOARR。とっってもシンプルだけど、非常に強力なテクニックなのです。
会議の準備をするときや、
会議が始まった直後、怪しい匂いを感じた時。
このOARRというファシリテーションのテクニックを使って、あなたがもっともっと効率的で有意義な会議の時間を過ごせるように「そもそもOARRって何？」という説明や「OARRを使う時のTips」についてお伝えできればと思います。
学校、会社は勿論、家族会議など、どんな組織の会議にも適応可能な汎用的なツールなので、覚えておいて損は無いと思いますよ。
でーはでは、早速、いってみましょうかね♫
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ファシリテーションスキルの全体像と「OARR」の関係
一般的に、ファシリテーションでは大きく「4つのスキル」が必要だと言われています。
- 「場のデザイン」のスキル
- 「対人関係」のスキル
- 「構造化」のスキル
- 「合意形成」のスキル
「場のデザイン」のスキル
ファシリテーターとして、会議に参加しているメンバーの「相互作用」が起こる「場」を作るためのスキルです。
その「場」の目的や流れなどを「共有」するフェーズ。
「対人関係」のスキル
ファシリテーターとして、参加しているメンバーの意見、想いを受け止めて「引き出す」ためのスキルです。
ここは、みんなで「発散」するフェーズ。
「構造化」のスキル
先のフェーズで沢山出たアイデアを、うまくかみ合わせて「整理」するためのスキルです。
ここは「収束」するフェーズ。
「合意形成」のスキル
そして最後に、みんなのアイデアをまとめて「分かち合う」ためのスキルです。
ここは「決定」するフェーズ。
これらを図にすると、こんな感じ。
今回の記事のテーマである「OARR（オール）」は、この図の中の「場のデザインのスキル」として使えるツールです。
ちなみに、この図中の「合意形成のスキル」の記事も作成したので、よろしければどうぞ。
OARRの名前の由来
OARR とは、場作りのために必要となる4つの構成（Output, Agenda, Role, Rule）の頭文字を繋げたものです。
でも、何故「オール」というふうに発音するのでしょう？
オールとは勿論、船を漕ぐあの「オール」です。
皆で一つの船をオールで漕いで、共通の目的地を目指す。
そんなニュアンスから「オール」と発音するようです。
OARRとは？
OARR とは、場をデザインするために使用するツールの一つであり、会議を始める一番最初に、その場に集まったメンバー全員で使えるものです。
勿論、その会議のファシリテーターが、予め OARR を決めて会議に挑むというケースでも使えます。
では、OARR を4つの構成要素毎に見ていきましょう。
Output, Outcome（目的）
まず最初にOARRの「O」についてです。
これは、この会議の「ゴール、目指すべき方向性」のことを意味します。
その打ち合わせでの「Output」。つまり成果物や、「Outcome」。つまり打ち合わせが終わった後の状態を定義しましょう。ということですね。
例えば、こんな感じになるでしょう。
- 皆が◯◯に向けて、やることが分かっている状態になっている
- △△商事向け提案のアイデアが10個洗い出す
Agenda（進め方）
つづいてはOARRの「A」についてです。
これは、会議の大まかな「流れ、進め方」のことを意味します。
「最初に◯◯についての課題点を洗い出します、次にその課題を解決するためのアイデアを出します。最後に解決Actionの担当者を決めます」とこんなイメージです。
Role（役割）
さて、お次はOARRの「R」についてです。
これは、その会議の「役割」のことを意味します。
例えば…
ファシリテーターは、◯◯さん。
ファシリテーション・グラフィックは、△△さん。
タイムキーパーは、□□さん。
っという感じ。
Rule（約束）
そして、最後はOARRの、2つ目の「R」についてです。
これは、その会議の「約束ごと、ワーキングアグリーメント」のことを意味します。
例えば…
「皆、最低でも1回は発言しましょう」とか、
「アイデアは、批判しないようにしましょう」とか、
「ファシリテーターが手を上にあげたら、会話を辞めてファシリテーターの方に注目してください」とか、
「終了時間は絶対厳守」とかとか、
いろんな約束ごとが想像できますね。
OARRを使う時のTips
Tips1 Agendaは問いの形で用意せよ！
Agenda（アジェンダ）とは、その会議のOutcomやOutputであるゴールに向けて、どんなプロセスで話し合っていくのか？という論点の設定です。
多種多様なバックグラウンドを持つ人が集まり、多種多様な意見が出て、ついつい横道にそれてしまいがちな会議に向けて、この論点の流れを事前に考えておくことはとてもとても大切です。
このアジェンダを考える際の一番のポイントは 論点を問いの形でアジェンダ化するする。です。
たとえば「プロセスを継続的に改善できるやり方を見つける」というゴールについて話し合うなら、こんな進め方ができます。
- 問題を共有する：なぜプロセスを継続的に改善するやり方が求められているのか？
- 原因を探索する：なぜプロセスを継続的に改善できていないのか？
- アイデアを出す：我々にどんな手が打てるのか？
- 意思を決定する：重点的に取り組むべき施策はどれか？
このようなアジェンダをホワイトボードに書くなり、スライドに書いて映し出しておくなりして会議の出席者が常に見えるようにしておきましょう。
それによって、論点がズレた会話を本来の道筋に戻しやすくなりますし、そもそも横道にズレにくくなるという効果が期待できます。
Tips2 OARRの使い所
- 会議の冒頭で10分〜15分とって皆でOARRを決める。コツとしては時間を決めてやること。タイムボックス大事。
- Output／Outcome はファシリテーターが案を持ってきて皆の同意のもとそれでやるのもあり。（これを決めるのが結構時間が掛かるようなケースで有効）
- Rule は次回に引き継ぎ、そして改善可能。定例会などでは最初の開催時にRuleを作り、次回以降もそれを引き継ぎ、必要に応じて改善してくのがオススメ
もっと詳しく知りたいあなたへ。おすすめの書籍紹介
OARR、とてもシンプルだけど、驚くほど強力ですよ〜。
是非、使ってみてその効果を実感してみて下さい。
最後になりますが「ファシリテーション」って面白そうだな。もっと詳しく知りたいなー。
っというあなたに、僕が特におすすめ出来る書籍のご紹介です。
ストーリー形式でワクワクしながら読める！「ザ・ファシリテーター」
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マーケティング部のボスだった主人公の女性が、まったく畑違いの「製品開発センター」のボスに。
社長からの依頼で、主人公が学んで身に付けた「ファシリテーション」を使って、出来ない理由ばかりを言う製品開発センターの「意識」と「行動」を変えるサクセス・ストーリーです。
読んでいてワクワクして楽しいだけでなく、他の本ではあまり扱われていないような「実際、問題がぶつかった時にどう解決するか」といったことが盛り込まれているのがお気に入りポイントです。
僕はこの本を読んだことで、ファシリテーションへの興味やモチベーションが上がり、色んな本を読み漁ったり勉強会に参加したり、しいては仕事でもファシリテーターをやるようになりました。なので、ファシリテーションとの最初の出会いには超おすすめな書籍だと思います。
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ファシリテーション入門書の定番中の定番のこの書籍。
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- 相手の発言を、ちゃんと、深く、理解するために…
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この書籍では、実際の著名人との対話をもとに質問力を解説している箇所があったり、状況に応じて素敵な「問い」を作り出すために参考になる「2×2のマトリクス」を使って質問を解説しているところがあったります。
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未だに「あーー、もっと良い『問い』が立てれれば…」とちょっとへこんだ時などに、未だに読み返す素敵な書籍です。
さーーて、如何だったでしょうか？
この記事が、会議についてお悩みの皆様のヒントになれば幸いです。